Cum să rămâi în relații bune cu candidații pe care i-ai respins la interviul de angajare?

La prima vedere, stabilirea unei relații bune cu candidații respinși în procesul de recrutare pare de domeniul imposibilului, de cele mai multe ori. În realitate însă nu este așa. Cea mai eficientă soluție este să pui accent pe importanța feedback-ului! Etapa de respingere este crucială în experiența candidatului, dar și a imaginii tale, în calitate de angajator. Acest articol îți oferă sfaturi despre cum să spui „NU” unui aplicant, dar înainte de a identifica cele mai bune practici, îți explicăm de ce este important să oferi mereu un răspuns. 

Indiferent de cât de dificil nu ar fi interviul de angajare din procesul de recrutare, întotdeauna este mai complicat să anunțați candidații că nu vor primi oferta pentru care au aplicat. Dar, abordarea conversației într-un mod transparent și onest poate menține liniile de comunicare deschise, chiar și în cazul unui răspuns negativ. Pentru a rămâne în relații bune cu aplicanții, ține cont de următoarele recomandări:

Oferă mereu feedback candidaților

Ar trebui să fie una dintre regulile după care te conduci în calitate de angajator. Poate părea contraintuitiv să oferi feedback atunci când respingi un candidat, la urma urmei, nu vrei să-i rănești sentimentele, dar cercetările arată că 94% dintre aplicanți doresc un răspuns în urma interviului de angajare, indiferent de rezultat. În plus, șansele ca majoritatea solicitanților să ia în considerare o altă oportunitate de angajare legată de compania ta este de patru ori mai mare, dacă primesc un răspuns din partea ta. 

Chiar dacă experții îndeamnă angajatorii să ofere mereu un feedback, conform mai multor studii, 60% dintre solicitanții de locuri de muncă nu primesc niciodată răspunsuri după un interviu. Nu trebui să eviți să spui „NU” unui candidat și nu ar trebui să-ți fie teamă să-l jignești. Mai degrabă, acțiunea poate fi promițătoare, pozitivă și benefică pentru brandul tău.

Te încurajăm să oferi feedback specific și personalizat pentru a ajuta candidații să înțeleagă de ce i-ai refuzat. Pentru a evita riscurile legale, fii plin de tact și respectă criteriile legate de locul de muncă.

De exemplu: „Am căutat candidați mai energici” poate părea discriminatoriu pentru candidații mai în vârstă. Dacă este cazul, recomandă-le solicitanților de job ce abilități și-ar putea dezvolta pentru a deveni mai competitivi sau ce modalități de a-și îmbunătăți căutarea unui loc de muncă ar trebui să aplice. Atâta timp cât sfaturile tale sunt autentice, aceștia vor aprecia ajutorul tău.

Anunță candidații despre decizia ta cât mai curând posibil

Arată-le candidaților respinși că prețuiești timpul lor printr-o comunicare rapidă. Ei așteaptă un răspuns de la tine, chiar dacă le împărtășești vești proaste, așa că evită să treacă săptămâni pentru a trimite emailuri de respingere. Anunță candidații că nu vor avansa mai departe în procesul de recrutare de îndată ce decizi acest lucru. Fă întotdeauna tot posibilul pentru a răspunde în câteva zile și nu mai târziu de o săptămână, recomandă experții.

Adaptează-ți răspunsul în funcție de cât de mult a avansat candidatul

Aplicarea pentru locuri de muncă necesită timp. În funcție de cât de departe a reușit candidatul să avanseze, tipul de feedback adecvat trebuie să fie diferit. Înainte de toate, introducerea unui răspuns automat prin email pentru recepționarea solicitărilor aduce un plus de valoare companiei. Adaptând tonul emailului la marca angajatorului, creezi prima legătură cu candidații și stabiliți o relație pozitivă și clară.

Apoi, dacă solicitantul nu trece de prima fază de selecție, un email trimis (folosind numele candidatului în formula de adresare) este suficient. De asemenea, poți adăuga, de exemplu, că rămâi disponibil pentru a răspunde la orice întrebări, demonstrându-ți astfel capacitatea de a rămâne în contact, deschis și atent.

Dacă procesul de recrutare este mai avansat, cu unul sau mai multe interviuri, ar fi mai bine să suni sau să trimiți un email bine structurat și detaliat pentru a te ajuta să-ți justifici alegerea.

Adăugă o notă personală (de exemplu: „Succes în proiectul dvs. X”). Înainte de a apela candidatul sau de a-i scrie un email, cere managerilor de recrutare, implicați în proces, să-ți ofere câteva sfaturi utile pe care i le poți împărtăși. Aceasta este o modalitate excelentă de a le arăta aplicanților că îți pasă cu adevărat de experiența și perspectivele lor de viitor. 

Creează și menține linii de comunicare

Odată ce partea grea s-a încheiat, spune-i candidatului că îi apreciezi eforturile și că ți-ar plăcea să rămâi conectat cu el, în cazul în care vor apărea alte oportunități de job. Pentru a menține liniile de comunicare deschise, adaugă aceste persoane în comunitatea ta de „potențiali angajați” și păstrează legătura cu ei în mod regulat. Cum poți face acest lucru? Foarte simplu. Cel mai bun mod este prin trimiterea de emailuri lunare cu actualizările companiei, câștiguri cheie și noi oportunități de angajare. Odată ce apare o oportunitate care ar putea fi potrivită pentru unul dintre candidații pe care i-ai refuzat în trecut, contactează-l direct și invită-l să aplice. Aceasta este o modalitate excelentă de a face procesul de recrutare mai personal, iar candidații vor ști că îți amintești de ei și de abilitățile lor. 

Refuzul unui candidat nu trebuie să semnaleze sfârșitul unei relații. Fiind respectuos, transparent și arătându-le candidaților că îi prețuiești, poți crea o conexiune continuă, care ar putea fi foarte utilă în viitor. Cheia pentru ca aceasta să funcționeze este să ai o abordare constructivă și să păstrezi legătura după ce le-ai anunțat decizia ta.

Solicită feedback-ul candidaților

Utilizează procesul de respingere pentru a evalua experiența candidatului și pentru a-ți îmbunătăți procesul de recrutare. Obținerea de feedback din partea lor sporește încrederea între tine și ei și demonstrează că le prețuiești opiniile. Invită-i să completeze diverse chestionare sau sondaje privind experiența pe care au trăit-o. Mulțumește-le candidaților care răspund și își folosesc feedback-ul pentru dezvoltarea mecanismelor tale de angajare.

Cum să scrii corect un email de respingere?

Cu siguranță că nimeni nu-și dorește să primească un email de respingere, dar îl poți face oricând mai puțin neplăcut pentru destinatar. Cheia este să găsești echilibrul potrivit între a informa persoana și a o face mai prietenoasă. De exemplu, poți evidenția lucruri care ți-au plăcut la interviu, cerere sau scrisoare de intenție. De asemenea, poți indica ce abilități și experiențe te-au remarcat, astfel încât solicitantul să le poată pune în valoare pentru următoarele sale experiențe de angajare. Îți propunem trei pași pentru scrierea unui email de respingere corect și echilibrat: 

• Indică numele complet al solicitantului și poziția pentru care a aplicat

Ori de câte ori trimiți cuiva un email de respingere, trebuie să indici neapărat numele complet al destinatarului. În caz contrar, candidatul care a recepționat mesajul poate crede că ai trimis emailul accidental persoanei greșite. De asemenea, scrie numele companiei tale pentru a clarifica sursa mesajului. Candidații pot aplica pentru mai multe joburi simultan, așa că depune eforturi întotdeauna pentru claritate.

• Oferă câteva explicații

Trebuie să-ți explici decizia. În caz contrar, candidatul va crede că l-ai respins fără motiv, așa că poate deveni rapid frustrat sau enervat pe compania ta. Deși nu trebuie să indici motivul exact, ar trebui să le oferi solicitanților o anumită formă de explicație. De exemplu, poți spune că ai ales un alt candidat cu acreditări diferite, în loc să afirmi că el nu dispune de acreditări suficient de bune. 

• Rămâi politicos și recunoscător

Trebuie să rămâi politicos și recunoscător pe tot parcursul procesului de recrutare, inclusiv și atunci când scrii acest gen de email. În primul rând, începe prin a sublinia că apreciezi candidații care aplică pentru compania ta, inclusiv și pentru timpul alocat de ei. Procedând astfel, vei manifesta un nivel crescut de respect față de ei, demonstrând că te comporți ca un adevărat profesionist. Găsește întotdeauna ceva ce le poți spune candidaților pentru a le mulțumi pentru eforturile lor. Chiar dacă nu pare mult, poate ușura lovitura respingerii. Emailul nu trebuie să sune de parcă candidatul a suferit un eșec, dar că, pur și simplu, nu v-ați sincronizat și că nu sunteți compatibili pentru a colabora. 

Model de email de respingere după interviul de angajare

Cât de lungă ar trebui să fie scrisoarea de respingere? În general, trebuie să păstrezi emailurile scurte pentru a evita problemele și neclaritățile. Dar, dacă sunt prea scurte, riști să nu furnizezi suficiente informații și să omiți detalii importante. Pe de altă parte, dacă sunt prea lungi, este posibil ca unii oameni să nu citească întregul conținut. De obicei, îți poți exprima punctul de vedere între unul și trei paragrafe, așa că ține cont de această recomandare. Poți utiliza următorul format:

Exemplu:

Subiectul emailului: Rolul/jobul

Bună, (Nume/Prenume)

Îți mulțumim pentru receptivitate și timpul oferit companiei noastre. Ne-a făcut plăcere să te cunoaștem și sperăm că a fost reciproc. 

Ne pare rău, însă, să te anunțăm că nu vom continua cu candidatura ta mai departe pentru funcția de (jobul). Ne-a bucurat entuziasmul și abilitățile tale, dar într-un final am decis să selectăm pe cineva cu care am simțit că avem o compatibilitate mai bună pentru acest rol (sau altă motivație a deciziei și feedback constructiv)

Decizia nu a fost una ușoară și sperăm să ne auzim pe viitor pentru alt rol în compania noastră. 

Îți urăm mult succes pe mai departe și colaborări minunate în viitor! 

Cu drag/Cele bune/Gânduri bune, 

(Nume recrutor/ Nume HR specialist, Companie)

Concluzii

De multe ori, candidații sunt invitați să-și demonstreze aptitudinile pentru o poziție, îndeplinind mai multe sarcini (teoretice sau practice). Potrivit studiilor, majoritatea persoanelor în căutarea unui loc de muncă nu este dispusă să aloce mai mult de 10 minute pentru un astfel de test. Dacă taskul indicat de tine necesită mult mai mult timp, trebuie să apreciezi efortul și să le oferi solicitanților un răspuns la fel de personal și util.

Cercetările demonstrează că 72% dintre candidații care au avut o experiență neplăcută la angajare, își vor împărtăși impresiile cu cei din jur. Așadar, dacă în grupurile de pe Internet sau în colectivele de salariați se va duce vestea că ești un angajator neprofesionist, mulți aplicanți vor ocoli anunțurile tale de recrutare sau compania pe care o conduci. Din aceste considerente, cu atât mai mult ar trebui să le oferi aplicanților feedback, deoarece lipsa acestuia este principala cauză de nemulțumire în experiența lor de angajare. Deci, atenție la boicot: candidații dețin puterea!

Sper că ai înțeles că a spune „NU” face parte din procesul de angajare. Este un moment cheie, cu mize pentru imaginea mărcii ( un angajator sau un brand comercial) și pentru afaceri. Uită de tentația de a fugi de această obligație, deoarece îți oferă ocazia să devii mai puternic și mai atractiv pentru candidați.

Procesul de recrutare este despre oameni reali, vii și pentru că un „NU” astăzi poate fi un „DA” mâine, nu rupe această legătură inițială. Candidații care rămân în urma experienței de recrutare cu o impresie pozitivă, au mai multe șanse să:

• Ia în considerare viitoare locuri de muncă în compania ta;
• Pot deveni clienți fideli sau pot recomanda produsele/serviciile pe care le prestezi altor persoane;
• Își vor încuraja colegii, prietenii, cunoscuții să aplice pentru posturi vacante pentru care cauți specialiști.